KSeF: od obowiązku do przewagi — lekcja realizmu i plan działania dla firm oraz biur rachunkowych
Cyfrowe fakturowanie nie jest już hasłem z prezentacji, lecz projektem, który wchodzi do codziennych zadań. Dane z badań rynkowych pokazują szerokie spektrum reakcji: od entuzjazmu wobec porządkowania procesów, przez obawę o dodatkowe obowiązki, po sceptycyzm związany z kontrolą państwa. Ta mieszanka emocji jest zrozumiała — KSeF dotyka jednocześnie finansów, prawa, IT i komunikacji z kontrahentami.
Rzeczywistość zamiast życzeń: kto patrzy trzeźwiej
W grupie biur rachunkowych współpracujących z ekosystemem Comarch wyraźnie częściej pada ocena, że klienci są przygotowani słabo. Aż 75% tych biur ocenia gotowość swoich podmiotów na poziomie niskim lub bardzo niskim, podczas gdy u konkurencji dominuje „średnia” (3,08 w pięciostopniowej skali wobec 1,81 u klientów Comarch). To nie pesymizm — to efekt bliższego kontaktu z praktyką wdrożeń: integracjami, obiegiem wyjątków, uprawnieniami i bezpieczeństwem. Trzeźwe spojrzenie działa jak wczesny system ostrzegania: pozwala wyłapać ryzyka zawczasu, zanim urosną do poważnych kosztów.
Wiedzieć to nie to samo, co wdrożyć
Test „Gotowi na KSeF” dobrze odsłania lukę między deklaracjami a praktyką. Z jednej strony 89% firm wie, jak postępować przy niedostępności systemu — czyli zna podstawy procedur. Z drugiej tylko 44% potwierdza automatyczną rejestrację faktur z KSeF od nowych kontrahentów, co oznacza, że w wielu organizacjach nadal dominuje ręczna, podatna na błędy obsługa. To właśnie w tym miejscu przewaga procesowa szybko zamienia się w przewagę finansową — albo w koszty, jeśli automatyzacji brakuje.
Milczący klienci, aktywne biura — jak przełamać impas
W biurach rachunkowych korzystających z rozwiązań Comarch 41% już prowadzi proaktywną komunikację o KSeF. Jednocześnie aż 91% firm obsługiwanych przez te biura nie zadaje pytań w tym temacie. Wniosek? Trzeba upraszczać przekaz: krótkie checklisty, konkretne instrukcje, jasne terminy i jeden kanał do zgłaszania problemów. To minimalizuje „szum informacyjny” i pomaga utrzymać tempo wdrożenia.
Trzy filary przyspieszenia: technologia, edukacja, wsparcie
Ekosystem Comarch buduje przewagę na trzech uzupełniających się polach. Po pierwsze — technologia: pełna integracja z KSeF umożliwia wystawianie i odbieranie e-faktur bez ręcznych obejść. Po drugie — edukacja: webinary, w tym z udziałem przedstawicieli Ministerstwa Finansów, materiały i testy wiedzy porządkują interpretacje przepisów i pozwalają weryfikować gotowość. Po trzecie — wsparcie wdrożeniowe: największa w Polsce sieć certyfikowanych specjalistów skraca dystans między planem a uruchomieniem produkcyjnym.
Roadmapa na kwartał: od mapy ryzyk do mierzalnych efektów
-
Mapa strumieni dokumentów
Zidentyfikuj wszystkie źródła faktur (sprzedaż, zakupy, korekty, wyjątki), punkty ręcznej pracy i miejsca, gdzie najczęściej pojawia się opóźnienie. Wynik: lista obszarów do automatyzacji oraz wymagane integracje. -
Architektura integracji i uprawnień
Skonfiguruj połączenia z KSeF, role, certyfikaty i mechanizmy awaryjne (kolejki, retry, logi). Priorytetem jest automatyczne wciąganie i weryfikacja faktur od nowych kontrahentów — tu najłatwiej o szybki zwrot z inwestycji. -
Mikroedukacja w rytmie sprintów
Zamiast jednej długiej prezentacji — krótkie moduły: 20–30 minut o wyjątkach, 20–30 minut o walidacjach, 20–30 minut o rolach. Do tego gotowe szablony instrukcji dla działów i partnerów. -
Pilotaż na ograniczonym wolumenie
Uruchom KSeF dla wybranego segmentu klientów lub typu dokumentów. Mierz: czas przejścia faktury, odsetek dokumentów obsłużonych automatycznie, liczbę wyjątków na 100 faktur oraz czas reakcji na błąd. Po dwóch–trzech iteracjach skaluj. -
Komunikacja „jednym oknem”
Wyznacz jedno miejsce do zgłaszania problemów (np. dedykowany adres/desk) i prostą taksonomię zgłoszeń. Połącz to z cyklicznym raportem statusu (np. co tydzień), aby zarząd i zespoły miały wspólny obraz postępów.
Zysk, który da się policzyć
KSeF nie musi być wyłącznie kosztem zgodności. Właściwie zaprojektowane wdrożenie KSeF porządkuje obieg dokumentów, ogranicza ręczne operacje, zmniejsza liczbę błędów i skraca czas zamknięcia miesiąca. Trzeźwa diagnoza (jak wśród biur związanych z Comarch), wsparte technologią i edukacją, pozwala przejść od reaktywności do operacyjnej przewidywalności — a to przekłada się na realne oszczędności i lepsze doświadczenie klientów.
Artykuł sponsorowany
