Zatrudnienie pracownika w firmie to nie tylko sporządzenie umowy i wypłata wynagrodzenia. To cały proces rachunkowo-księgowy, który musi być przeprowadzony zgodnie z obowiązującymi przepisami. Firmy, które nie dysponują własnym działem HR, mogą zdecydować się na skorzystanie z obsługi kadrowej przez zewnętrzne podmioty.
Obsługa kadrowa firmy i wyzwanie, jakie przed nią stoją
Współczesne działy HR w firmach napotykają na znaczące wyzwania i obciążenie pracą, spowodowane rosnącą złożonością procesów związanych z zarządzaniem kadrami oraz finansami. Do najważniejszych czynników podnoszących koszty operacyjne zalicza się nie tylko konieczność inwestowania w zaawansowaną infrastrukturę informatyczną i specjalistyczne oprogramowanie HR, ale również zatrudnianie i szkolenie wyspecjalizowanego personelu działu kadr. Ponadto, ciągła potrzeba aktualizacji wiedzy i umiejętności pracowników HR, aby sprostać zmieniającym się przepisom prawnym i trendom rynkowym, dodatkowo zwiększa wydatki. Te czynniki razem tworzą istotne obciążenie finansowe dla przedsiębiorstw, wpływając na ogólną efektywność działalności.
Jakie czynności kadrowe można zlecić firmie zewnętrznej?
Do czynności kadrowych związanych z zatrudnianiem pracowników zaliczyć można:
-
sporządzanie umów;
-
kierowanie na badania;
-
kierowanie na szkolenia BHP;
-
wypłaty wynagrodzeń, premii, rozliczanie delegacji;
-
odprowadzanie składek;
-
ewidencja czasu pracy;
-
archiwizacja dokumentów personalnych.
Jak widać zarządzanie personelem w firmie to wymagające czasowo i organizacyjnie zajęcie, które w niektórych przypadkach powodują zbyt wielkie obciążenie dla przedsiębiorcy. W takich przypadkach firmy decydują się na wsparcie z zewnątrz, jakim jest obsługa kadrowa.
Kiedy warto zlecić obsługę kadrową firmy?
Z usług zewnętrznych firm, które zajmują się kompleksowa obsługą kadrową korzysta wiele rodzajów przedsiębiorstw, spółdzielni czy instytucji publicznych. Na tego typu wsparcie warto zdecydować się wtedy, gdy utrzymywanie własnego działu HR powoduje zbyt wysokie obciążenie finansowe i organizacyjne. A te czynniki rosną wraz z liczbą zatrudnionych w firmie pracowników.
Współpraca z zewnętrzną firmą do obsługi kadrowo-płacowej to przede wszystkim:
-
terminowa realizacja procesów kadrowo-płacowych;
-
dostęp do niezbędnych narzędzi cyfrowych;
-
bezpieczeństwo przetwarzania danych;
-
elastyczne forma dostosowania usług do potrzeb firmy.
W praktyce z takiego rozwiązania korzystają zarówno małe firmy, jak i większe korporacje. A jak łatwo się domyślić, im większa liczba zatrudnionych osób, tym większy nakład obowiązków nakładany jest na dział kadrowy. Wszystko to zamykają bardzo restrykcyjne przepisy narzucane przez Kodeks Pracy, ustawy finansowe czy przepisy skarbowe. To oznacza konieczność śledzenia wszystkich zmian na rynku prawa i częstych szkoleń personelu HR.
Jak dostosować obsługę kadrową?
Na koniec warto poruszyć kwestię tego, jak dostosować zakres, w obrębie którego realizowana będzie obsługa kadrowa. Czynników, które warto wziąć pod uwagę, jest co najmniej kilka. Przede wszystkim istotna będzie liczba zatrudnionych osób w firmie czy instytucji. W przypadku większych przedsiębiorstw dział kadrowy składa się z więcej niż jednej osoby, a to generuje większe koszty. Inna kwestia to uwarunkowania techniczne – zarówno zakup i użytkowanie aplikacji komputerowych wymagają nakładu finansowego. Kolejna sprawa to możliwości organizacyjne (np. przestrzeń biurowa) – obsługa kadrowa firm to usługa realizowana w 100% zdalnie.
